¿Cómo gestionar una base de datos de tus clientes?

En ocasiones pasadas hemos hablado sobre la importancia que tienen las bases de datos para tu negocio. Esta vez nos enfocaremos en saber cómo gestionar una base de datos con información de tus clientes. Si tú ya tienes una, igual conviene que te fijes en estos tips que te pueden servir.

Elemento clave: conocimiento

Rossana Fuentes-Berain, fundadora del proyecto México Media Lab, señala que el fracaso de una empresa no puede radicar en la ignorancia. En la actualidad tu empresa puede fracasar si no tienes una buena base de datos.

Por ello debes saber cómo hacer una base de datos confiable, en la que logres conocer a tu cliente. Debe aportarte además información útil. Conocer quién es, qué compra, cuántos años tiene y cuánto tiempo ha sido tu cliente son algunos datos.

Less is more

Fuentes-Berain indica que “si bien debemos conocer ciertos datos, no debemos acumular información innecesaria que solo sature nuestra base”. La idea es que la búsqueda de datos también sea rápida y efectiva, según los objetivos que tengamos dentro de nuestra empresa.

Así que lo primero que tienes que definir es: ¿qué quiero saber? Y después precisar ¿por qué me va a servir esta información? Con estas preguntas respondidas podrás empezar a definir el cuestionario por llenar dentro de tu base.

Ubicación en un solo lugar

Es usual que tengas repartida la información de tus clientes en distintos canales: correo electrónico, tablas de Excel, bases de pagos, sin embargo para hacer más efectiva tu labor de búsqueda tienes que unificar tu base.

“En la actualidad no se puede dejar al área de marketing separada de sistemas, o a la gente de atención al cliente alejada del departamento de administración, pues eso no da una visión clara ni global de nuestro cliente” precisa Fuentes-Berain.

Para este objetivo existen programas especiales, que van desde Office Access, hasta Oracle, donde se unifica la información y donde se indica cómo hacer una base de datos. La idea es que sea información eficaz, suficiente y variada.

Decide quiénes pueden acceder

Una pregunta que surge al definir cómo gestionar tu base de datos es quién podrá acceder a esta información. De acuerdo con la Ley de protección de base de datos tendrás que poner especial cuidado en este tema, pues existen restricciones en el uso que le darás a esta información.

Los puntos a considerar sobre esta ley y que afectan a las empresas que tienen una base de datos son: la confidencialidad de los clientes, quienes pueden pedir discreción sobre sus cuentas o datos personales. El uso de los datos que te proporcionan y las consecuencias legales hacia la empresa que no muestre su mensaje de confidencialidad de forma clara.

En caso de que quieras darles acceso a todos tus empleados, puedes poner ciertos filtros de seguridad para evitar problemas. Además puedes restringir el uso de cierta información, la idea es que tu base de datos sea accesible, pero no ponga en peligro la información.

Apóyate de sistemas

Parte fundamental de cómo hacer una base de datos segura es saber los riesgos a los que se expone. Consulta a tu personal de sistema o pide ayuda a empresas especializadas en el tema. Con esto podrás definir el alcance de tus empleados dentro de tu base, los filtros de seguridad que tendrás e incluso el llenado más eficaz de la información.

Algo que es preferible dejar en manos de personal certificado es la información financiera. Lo ideal es que la información de pagos esté encriptada, con la finalidad de hacer más seguras las transacciones, tanto de tus clientes, como de tus proveedores.

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