¿Qué es un sistema ERP y por qué implementarlo en tu empresa?

La era digital trae consigo muchas opciones de herramientas que benefician a las empresas, una de ellas es la posibilidad de implementar un sistema ERP para administra las tareas y recursos de tu empresa. Olvídate de las mermas y las pérdidas económicas, aquí te cuento qué es y cuáles son los beneficios de instalar este tipo de software.

Solamente aquellas empresas que logren adaptarse a la digitalización de sus procesos podrán sobrevivir a la cada vez más competitiva dinámica empresarial.

¿Qué es un sistema ERP?

Existen muchas tecnologías que podrían ayudarte a dar ese salto digital que necesita tu negocio para volverse más competitivo.

En el mundo digital nos encontramos desde asistentes personales, listas de tareas, agendas móviles, hasta softwares especializados.

Por ejemplo, los Sistemas de Planificación-Administración de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) pueden ser una de las mejores opciones si quieres tener un estricto control de tu negocio y hacer más eficientes sus diferentes procesos. ¿Ya los conoces?

Si nunca has escuchado este término, aquí te explicamos en qué consiste y las ventajas que podría traer para tu negocio.

¿Por qué implementar un sistema ERP en tu negocio?

Carlos Hernández Díaz, jefe de Procesos y Certificaciones de Intelisis, firma mexicana dedicada al desarrollo de software de gestión ERP, nos explica que esta plataforma sirve para administrar todas las áreas y recursos de las empresas.

“Al vincular todas las áreas de la empresa, puedes ir viendo tus compras, ventas, recursos humanos, inventarios, administración de tesorería […] todo ese engranaje se lleva en un solo software”.

La información que maneja esta plataforma se actualiza en tiempo real: mientras estás conectado puedes monitorear lo que está sucediendo en tu negocio.

Un sistema ERP puede ser aplicado a casi cualquier industria. No importa si eres una empresa muy grande o si eres una Mipyme, este software se puede adaptar a las necesidades de tu negocio.

“Hay soluciones enfocadas a cada tipo de empresas, en el caso de las Mipymes, el alcance es el adecuado: contabilidad, tesorería, cuentas por cobrar y por pagar”.

Al usar este tipo de herramientas, no es necesario contar con 40 licencias de diferentes programas para tus operaciones.

Ventajas de usar un sistema ERP

La competitividad te obliga a avanzar, así como a vincularte con estas tecnologías: usar un sistema ERP puede darte múltiples ventajas.

Mayor productividad

El jefe de Procesos y Certificaciones de Intelisis menciona que una de sus ventajas es la reducción de los tiempos de operación. Si tienes la certeza de que los datos están en un mismo lugar, tienes una mejora productiva.

Hernández Díaz pone como ejemplo una empresa dedicada a la manufactura: si existe un panorama de toda la línea de producción, reduces los tiempos de inspección y esto te permite producir más.

Contar con toda la información en un sistema ERP puede impulsar tu negocio hacia mejores prácticas.

“La información en un archivo físico ya no es viable. No solamente es un tema de ecología. Contar con este tipo de tecnología optimiza los procesos de tu empresa”.

Seguridad digital para tu negocio

El uso de un sistema ERP puede darte la confianza de que la información que manejas en tu negocio estará segura.

Carlos Hernández Díaz nos comenta que este tipo de softwares se va actualizando para generar los candados adecuados. También asegura que es importante apegarse a distintas normas, muchas de ellas internacionales.

“Nosotros desarrollamos este software con todas las herramientas de seguridad para que los usuarios puedan emplearlo con la certeza de que su información estará protegida”.

Los sistemas ERP no solamente cuentan con medidas muy estrictas de acceso, también la información que se ha registrado cuenta con copias de seguridad que se generan de forma automática.

Intelisis fue la ganadora del Premio de Innovación y Buenas Prácticas en la Protección de Datos Personales 2018 del INAI.

Aquí puedes encontrar algunos consejos para proteger tus datos personales.

Reducción de costos

Los beneficios de utilizar este tipo de tecnologías también se pueden percibir de forma monetaria.

Tener procesos más eficientes te ahorran tiempo y, al mismo tiempo, aumentan tu productividad. Sin embargo, existen otros modos de impactar de forma directa y positiva en la economía del proyecto.

“Muchas empresas no ven este tipo de herramientas como una inversión, sino como un gasto; razón por la cual se niegan a adquirir este tipo de tecnologías, sin conocer sus beneficios a mediano y largo plazo”.

El jefe de Procesos y Certificaciones de Intelisis refiere que en algunas ocasiones no se valoran del todo los beneficios de este tipo de herramientas. Pone como ejemplo la reducción de pérdidas por retrasos y otros errores comunes de los negocios.

Mejora en la toma de decisiones con un sistema ERP

Centralizar la información operativa de tu empresa ayuda en la toma de decisiones, ya que es posible visualizar todo el panorama.

Quizá si la información que manejas en tu negocio se encuentre de forma física o en otros programas, la toma de decisiones sería más lenta y poco calculada.

“Poder consultar la información sin tantas limitantes nos incentiva a trabajar con mayor rapidez y a definir las líneas de acción”.

Automatización y trazabilidad

La automatización de procesos en tu empresa se vuelve importante, sobre todo cuando el número de operaciones va creciendo y es complejo controlarlo desde otras plataformas.

Carlos Hernández Díaz nos explica que, en el caso de empresas grandes que tienen operaciones en todo el país, utilizar un ERP puede ser de gran ayuda porque de esta manera tienen acceso a la información desde diferentes puntos y se reducen los tiempos de operación.

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Agradecemos a Carlos Hernández Díaz y a Intelisis por su apoyo para este artículo.