Presupuesto de empresa, elementos que debes conocer

La planificación financiera es una herramienta útil para conservar el control de los objetivos de tu marca o empresa pues te permite anticiparte a los problemas, determinar el estado de tu negocio y establecer un curso de acción al calcular el impacto financiero de cada una de tus decisiones. Te compartimos los elementos que debes tomar en cuenta a la hora de establecer tu presupuesto de empresa. 

¿Qué es el presupuesto de empresa? 

Es el análisis de los procesos productivos y financieros de un negocio en el que se calculan las entrada y salidas de efectivo durante la producción, así como la venta de un producto o servicio. Se calcula cuánto dinero requerirá el tiempo, el espacio de producción, el pago de nómina, el mantenimiento de maquinaria, la compra de materia prima y otros factores.  

¿Para qué sirve desarrollar el presupuesto de empresa?  

Crear consciencia respecto a los alcances financieros puede ayudarte a evaluar el estado de tu empresa y decidir de manera informada cómo estructurar tus metas a corto, mediano o largo plazo.  Con la delimitación de objetivos podrás delimitar las actividades necesarias en tu plan de acción para lograr los objetivos deseados en cada uno de tus proyectos.  

El presupuesto servirá como referencia a quienes se encarguen de la administración ya que les proporcionará una noción clara sobre qué áreas necesitan recortar o incrementar gastos al detectar inconvenientes o buen funcionamiento en el uso y aprovechamiento de las herramientas. Administrar de esta manera tu presupuesto de empresa ayudará a aumentar las ganancias a través del manejo óptimo de recursos. 

Los presupuestos te ayudarán a saber si tu solvencia económica es suficiente para responder a tus necesidades, si ampliar tus áreas de entrada de dinero o solicitar financiamiento en formatos tradicionales o más tecnológicos como las fintech. 

Tipos de presupuesto de empresa  

Para definir tu presupuesto de empresa debes establecer cuáles son tus objetivos finales, de los que dependerá la flexibilidad.  

Existen dos tipos de presupuesto: 

1. El estático: aquel que no admite cambios pues de haberlos podría impedir el alcance de la meta deseada. 

2. El variable: se adapta a la demanda voluble del mercado, así como otros factores que no son estables y ante los cuales deberá establecerse un rango de variante entre lo planeado y el gasto real. 

¿Qué es lo que debe tomarse en cuenta para elaborar el presupuesto? 

Para establecer tu presupuesto deberás tener en cuenta las metas de tus proyectos que pueden ir desde hacer tu producción automatizada o elevar ventas. Una vez que tengas claras tus metas es hora de elaborar tu presupuesto y determinar el alcance de acciones que eres capaz de cubrir dependiendo de tu solvencia, lo que te ayudará a decidir qué trabajo se realizará o no, concretar tus plazos de entregas y determinar tu capacidad para absorber determinado número de proyectos.  

Además de establecer ingresos y egresos debes definir cuáles son los recursos con los que cuentas y si son suficientes para responder a tus demandas. Es recomendable que hagas un listado de actividades de acuerdo a tu producción que ayude a tener claros los gastos que se requerirán. 

Para poder proyectar correctamente tu presupuesto de empresa debes calcular ingresos, gastos y rentabilidad. También necesitarás identificar tus ingresos: cada cuánto se producen y de dónde provienen; tu negocio puede tener una sola entrada de dinero como las ventas, o quizá varias, si además de vender prestas un servicio.  

Otro elemento esencial que debes tener regulado son los gastos ya sean fijos, es decir, pagos recurrentes como renta, nómina, pago de servicio, etcétera; También considera los variables, que son aquellos que fluctúan según el desempeño y la actividad de tu negocio; el presupuesto te ayudará a predecirlos para que no desequilibren tus finanzas. Asimismo, hay gastos de tipo único que ocurren, por ejemplo, cuando se compra nueva maquinaria o herramientas para el trabajo como computadoras, y que solo ocurrirán en esa ocasión. 

Para tener clara la rentabilidad de tu empresa deberás restar tus gastos totales (fijos, variables y únicos) a tus ganancias. El resultado será tu utilidad, lo que según Hubspot indica el alcance de las ganancias de una empresa que es la medida que determina la eficiencia o fracaso promedio de inversión al involucrarse con esa empresa o negocio. 

Indicaciones para componer un presupuesto.  

• Elabora un listado detallado de los gastos de cada mes. 
• Complementa el listado de los gastos con un cronograma que detalle los momentos en que esperas gastar esos fondos.  
• En cada gasto ten presente qué elemento de tu grupo de trabajo será responsable de ese efectivo para que puedas dar un seguimiento a la efectividad de la actividad. 
• Documenta claramente y a detalle la función que cumplirá en cada actividad el porcentaje de presupuesto que se distribuye.  
• Estima el gasto total de cada proyecto y desglosa el presupuesto con los montos totales por departamento.  
• Date tiempo para analizar los costos reales en comparación con los costos estimados una vez iniciado el proyecto, así sabrás si sobró o faltó presupuesto en el área, de acuerdo con las dificultades a las que te enfrentaste. 

Herramientas para realizar tu presupuesto de empresa 

Las siguientes aplicaciones pueden ayudarte a registrar y tener en orden la entrada y salida de efectivo:  

• Quipu: programa de facturación que puede hacer presupuestos de forma rápida y sencilla y ayuda a vigilar tu ciclo de ventas completo. 
• Con STEL Order: crea presupuestos, facturas y notas de entrega en un mismo lugar.  
• Contabilidad Doméstica Lite 6.0: organiza los presupuestos y se compone de cuatro áreas: registro, concepto, cierre y ficheros de contabilidad. 
• AceMoney Lite: tiene más de cien categorías en las que se pueden dividir los gastos variables y fijos. Permite realizar presupuestos para cada categoría y rastrea la diferencia entre valores planeados y reales. 
• Zureo Home: cuenta con relación de gastos e ingresos, agenda de tareas que permite al emprendedor llevar el control del pago de sus facturas, el ingreso o salida de transacciones y la capacidad de asociar la información de cuentas bancarias y el uso de tarjetas de crédito.  

Anímate a crear tu presupuesto de empresa.